Conseils pour réussir votre premier voyage d'affaires

Vous partez pour la première fois en voyage d'affaires ? Vous souhaitez obtenir le contrat tant convoité ? Préparer son tout premier voyage d'affaires nécessite une organisation minutieuse, histoire de ne rien laisser au hasard. Voici nos conseils pour y arriver facilement et en toute sécurité.

Organisez-vous de manière optimale avant le départ pour votre premier voyage d’affaires

Tout d’abord, préparez votre carnet de voyage : itinéraire du trajet jusqu’à l’aéroport, heure de départ, heure d’embarquement et heure d’arrivée.

Par la suite, planifiez tous vos rendez-vous à l’avance : séminaires, conférences, réunions avec les partenaires, cocktails…, en notant le lieu, la date et l’horaire et toute autre information pertinente sur votre bloc-notes ou agenda personnel. 

Ce planning vous servira de guide et vous permettra de faire face à tout imprévu ou mauvaise surprise lors de votre premier voyage d’affaires. De cette manière, vous parviendrez à bien gérer votre emploi du temps et mieux préparer vos futurs entretiens, en évitant stress et fatigue.

Une fois sur place, vous passerez votre temps à rencontrer des partenaires et à prendre part à des réunions. Si, pour une raison ou une autre, vous pensez avoir du retard ou ne pas être en mesure d’honorer vos rendez-vous, n’hésitez pas à prévenir vos partenaires.

Choisissez bien l’emplacement de votre hébergement

Pour le bon déroulement de votre premier voyage d’affaires et afin que ce dernier se déroule bien, vous devez impérativement réserver votre hébergement, qu’il s’agisse d’un hôtel, d’un appartement ou autre. 

L’emplacement est un facteur déterminant dans le choix de votre hébergement. Il est primordial de réserver une chambre ou une location en ville, proche de vos lieux de rendez-vous, cela vous évitera de perdre du temps dans les embouteillages ou d’arriver en retard.

Pour votre premier voyage d’affaires, l’idéal serait de prendre une voiture de location, plus pratique pour vos déplacements. Pensez donc à la réserver avant votre départ.

Formalités administratives : anticipez-les avant votre départ !

Pour préparer votre voyage d’affaires en toute sérénité, vous devez anticiper toutes les démarches administratives qui y sont liées. 

Ainsi, tous vos papiers d’identité doivent être valides et à jour. Si ce n’est pas le cas, faites votre demande de renouvellement de passeport et de visa si nécessaire, dès que vous avez les dates de votre voyage en tête. Le mieux est de s’y prendre 3 mois à l’avance, cela vous évitera de stresser à l’approche de votre voyage.

Par ailleurs et avant d’entreprendre votre premier voyage d'affaires, il est important d’avoir une assurance santé capable de vous couvrir en cas de besoin.

Ainsi, pour faire face aux frais d’hospitalisation et coûts de santé souvent très élevés à l’étranger, l’idéal est de souscrire une assurance santé internationale de type HEYME World Pass.

L’occasion de bénéficier entre autres, d’une couverture complète des soins inopinés à leurs coûts réels, d’une prise en charge directe en cas d’hospitalisation auprès de l’établissement médical ainsi que d’un rapatriement médical si votre état de santé le nécessite.

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Faîtes une copie de tous vos papiers  et enregistrez vos documents professionnels sur différents supports

Vous partez en voyage d'affaires dans un pays étranger, mieux vaut miser sur la sécurité.

Afin d’éviter de vous retrouver sans aucun document officiel, il est fortement conseillé de faire une copie de tous vos papiers (passeport, carte d’identité, permis de conduire, attestation d’assurance voyage, cartes de crédit, visa, etc.). 

Pensez également à enregistrer vos données, présentations et dossiers sur un cloud (Google Drive, Dropbox…). Cela vous évitera des situations embarrassantes en cas de perte ou de vol de votre ordinateur, téléphone portable ou tablette. Sans oublier de sauvegarder tous vos documents professionnels sur un support de stockage amovible, clé USB ou disque dur externe, au cas où vous oublierez le mot de passe de votre cloud.

Et afin d’éviter tout imprévu d’ordre technique, une panne de batterie par exemple, pensez à toujours avoir sur vous, un chargeur voire un adaptateur de secours.

Préparez des cartes de visite au cas où…

Afin de pouvoir vous présenter et laisser vos coordonnées à d’éventuels collaborateurs, il est indispensable d’avoir des cartes de visite. Lors de votre premier voyage d’affaires. Pensez à en créer plusieurs dans la langue locale du pays dans lequel vous comptez vous rendre. 

Cette marque d’attention fera plaisir à vos futurs collaborateurs qui y verront le reflet de votre intérêt pour leur pays d’origine.

Faîtes un récapitulatif à chaque fin de journée

N’attendez pas la fin de votre voyage ou la date de votre retour pour faire un bilan de votre premier voyage d'affaires. Faites-le au fur et à mesure. 

Chaque jour, en fin de journée avant de vous coucher, prenez quelques minutes pour faire le point sur votre journée : points positifs, points négatifs, informations à retenir, dates importantes à venir… Soyez à jour ! Cela vous évitera de perdre définitivement le fil.

En combinant préparation méticuleuse et gestion efficace de votre emploi du temps, votre premier voyage d’affaires ne pourra être qu’une véritable réussite !