Conseils pour réussir votre premier voyage d'affaires
Publié le 16-11-2020
Formalités

Vous partez pour la première fois en voyage d'affaires ? Vous souhaitez réussir à obtenir le contrat que vous avez tant convoité ? Ne vous inquiétez pas, on est là pour vous aider !

Préparer son premier voyage d'affaires nécessite une certaine organisation et requiert de ne rien laisser au hasard.
Voici nos conseils pour vous aider à réussir votre premier voyage d'affaires où confort et sécurité seront au rendez-vous.

Une organisation optimale pour un voyage d’affaires réussi

Préparez une check-list du trajet avec l’heure de départ et l’heure d’arrivée.

Planifiez tous vos RDV, séminaires, conférences, réunions avec les partenaires, cocktails… à l’avance avec le lieu, la date et l’heure.

Il est indispensable de faire votre réservation d’hôtel, ou d’appartement ainsi que la location de voiture avant de partir en voyage.

Pensez à noter toutes ces informations dans un agenda ou un bloc note. 

Ce planning vous servira de guide et vous permettra de parer à toute éventualité, imprévu, mauvaise surprise ou difficulté. 

Vous allez mieux gérer votre temps pour mieux préparer vos futurs RDV et éviter le stress et la fatigue.

Une fois sur place, vous passerez votre temps à rencontrer des partenaires et à faire des réunions. Si vous pensez que, pour une raison ou une autre, vous risquez d’avoir du retard ou ne pas pouvoir honorer votre RDV, n’hésitez pas à aviser vos partenaires.

Choisissez bien l’emplacement de votre hébergement

Pour le bon déroulement de votre voyage d’affaire et afin que ce dernier soit une réussite, vous devez impérativement réserver à l’avance votre hébergement, que ce soit un hôtel, un appartement ou autre. 

L’emplacement est un facteur déterminant dans le choix de votre hébergement. Il est primordial de réserver un hôtel ou un appartement en ville près des lieux de vos rendez-vous ce qui vous évitera de perdre du temps dans les embouteillages ou d’arriver en retard.

Pendant votre voyage d’affaire, l’idéal est de prendre une voiture de location, plus pratique pour vos déplacements. Pensez à le faire avant de partir en voyage.

Préparez vos cartes de visite

Afin de pouvoir vous présenter et laisser vos contacts à vos collaborateurs, il est indispensable d’avoir des cartes de visite. 

Pensez à créer des cartes de visite dans la langue locale. 

Cette marque d’attention fera plaisir à vos futurs collaborateurs qui y verront le reflet de votre intérêt pour leur pays.

Enregistrez vos documents professionnels sur différents supports

Pour un maximum de sécurité, enregistrez vos données, présentations et dossiers sur un cloud (Google Drive, Dropbox…). Cela vous évitera des situations embarrassantes en cas de perte ou de vol de votre ordinateur et téléphone portable.

Sauvegardez tous vos documents professionnels sur une clé USB et des disques durs externes au cas où vous oubliez le mot de passe de votre cloud.

Pour éviter tout imprévu relatif aux problèmes techniques : panne de batterie, soucis lors de l’ouverture d’un fichier… pensez à avoir vos chargeurs et un adaptateur de courant sur vous.

Faîtes une copie de tous vos papiers 

Vous partez en voyage d'affaires dans un pays étranger, il vaut mieux miser sur la sécurité.

Afin d’éviter de se retrouver démuni, il est indispensable de faire une copie de tous vos papiers (Passeport, carte d’identité, permis de conduire, attestation d’assurance voyage, cartes de crédit, visa, etc.). 

Pensez également à les scanner et à enregistrer une copie sur un cloud et autres supports (téléphone portable, ordinateur, clé USB, disque dur externe…).

Formalités administratives : anticipez les préparations !

Pour préparer un voyage d’affaire en toute sérénité vous devez passer par l’anticipation des démarches administratives. 

Tous vos papiers d’identité doivent être valides et à jour. Si ce n’est pas le cas, dès que vous avez les dates de votre voyage, faites la demande de votre passeport et visa si nécessaire. Le mieux est de le faire 3 mois à l’avance. Cela vous évitera de stresser à l’approche de votre voyage.

Souscrire une assurance santé internationale 

Pour faire face aux frais d’hospitalisation et dépenses de santé souvent très élevés à l’étranger, l’idéal est de souscrire une assurance santé internationale de type Heyme World Pass

Ce type d’assurance propose une couverture complète des soins inopinés à leurs coûts réels, une prise en charge directe en cas d’hospitalisation auprès de l’établissement médical ainsi que l’assistance et le rapatriement sanitaire.

Faîtes un récapitulatif à chaque fin de journée

N’attendez pas la fin de votre voyage ou votre retour pour faire le bilan de votre voyage d'affaires. Faites-le au fur et à mesure. 

Chaque jour, en fin de journée avant de vous coucher, consacrez quelques minutes pour faire le bilan : les points positifs, les points négatifs, les informations importantes, les dates… Soyez à jour ! Cela vous évitera d’oublier des informations ou des dates importantes.


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